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10 Grandes desafios na gestão de agências

gestão de agências

Olá! Eu sou o Luciano Loffi, Diretor da Operand. Hoje vou compartilhar com vocês o bate papo que tive com o André Bernert, CEO do Clint Hub, sobre: 10 Grandes desafios na gestão de agências e suas soluções.

Continue sua leitura e confira!

1. Desafio de Gerir Equipes

Sabe qual é a coisa mais importante na sua empresa? Ter sempre uma equipe comprometida e motivada.

Para isso tenha em mente algumas soluções para a sua gestão, quando o assunto são Equipes:

Ter uma cultura forte. Todos devem estar alinhados com os valores, princípios, padrões, prazos, e pontualidade. A Cultura é um espelho da empresa e deve estar sempre em construção.

Crie grupos de líderes. Grupos como: gestão das atividades e gestão dos clientes. Os grupos dividirão as responsabilidades entre: gestão de equipe, metas e evolução da área.

Dar mais autonomia aos seus colaboradores. Dê a liberdade necessária para a solução de problemas e desenvolvimento da área.

Envolva a equipe no processo. Faça sua equipe participar das reuniões com o cliente, comente da importância que cada etapa tem no processo todo, e assim, crie um senso de pertencimento.

Transformar o trabalho em desafio. Busque as superações, incentive a capacitação e a busca por conhecimento traçando com as metas pessoais e profissionais de cada um. E claro, não esqueça de comemorar os bons resultados.

2. Desafio da Comunicação

Em resumo, os maiores problemas são:

  • A própria falta de comunicação.
  • Saber quais são as demandas diárias e futuras.

A comunicação geralmente pode ser falha, em especial nas equipes de criação. Uma reunião diária de 15 minutos é extremamente importante. Ela ajuda a começar bem o dia, tendo mais clareza das atividades,  do que foi feito ontem, o que será feito hoje, e o que será feito amanhã, por exemplo.

Alguns benefícios dessa reunião diária são: 

  • Melhora contínua dos jobs e da equipe.
  • Aumento do foco.
  • Aumento do senso de equipe.
  • Melhoria em comunicar as atividades.
  • Maior compromisso de entregas.

A sua equipe é grande? É importantíssimo ter reuniões semanais de 30 a 45 minutos, entre os líderes e diretoria, proporcionando discussões sobre:

  • Equipe.
  • Problemas e gargalos.
  • Demandas atuais.
  • Previsões dos próximos dias.
  • Resultados.

3. Desafios dos Processos

Os processos estão intimamente ligados com a inteligência operacional, e isso, nos ajuda a otimizar o trabalho, reduzir tempo, reduzir retrabalho, dar foco ao que interessa e principalmente a aumentar a produtividade.

Processos nada mais são do que padrões de trabalho. 

Defina os papéis de cada um: para isso é importante fazer o job description, ou seja, colocar no papel as atividades de cada colaborador. Darei dois exemplos de job description em duas áreas bem distintas na agência:

Atendimento de contas: realiza reuniões com clientes, faz a elaboração de briefing junto ao cliente, agenda reunião e repassa informação para a equipe.

Diretor de criação: define ideias criativas para novas demandas, acompanha o desenvolvimento com a equipe, certifica-se de que os trabalhos tenham qualidade.

O fluxo de trabalho pode ser mais simples e ir evoluindo até chegar ao formato ideal. Como seria esse fluxo? Exemplo simples de fluxo principal:

Cliente > Briefing > Reunião de Planejamento > Lançamento das informações dos jobs > Equipe de criação > Revisão > Aprovação > Autorização > Financeiro > Entrega

Cada passo desse pode ter seu próprio fluxo também!

Exemplo de fluxo dos jobs na criação:

Atendimento insere o projeto > Diretor de criação analisa e distribui > Equipe cria e desenvolve > Diretor de criação aprova > Atendimento aprova

Uma outra forma de gerenciar o fluxo dos jobs na criação, é usar a ferramenta visual Kanban, onde você consegue ter uma visão mais clara das atividades e o status que elas estão.

4. Desafio da escolha de Ferramenta

É extremamente importante utilizar uma boa ferramenta para auxiliar na gestão de agências! Você vai poder integrar os processos, desde a entrada do briefing até a gestão de tarefas, orçamentos e faturamentos.

Se você tiver tudo isso em uma única ferramenta, terá um controle de toda operação, além de deixar o processo automatizado e possibilitar uma visão mais completa de toda agência.

Com uma ferramenta de gestão, você gerencia e centraliza toda operação. Benefícios:

  • Identificar gargalos na equipe.
  • Gerenciar demandas e a carga de trabalho.
  • Ter informações integradas e centralizadas.
  • Controlar as receitas e despesas.
  • Analisar relatórios e gráficos.

5. Desafio dos Objetivos e Métricas

Os KPIs (Key Performance Indicator) são os indicadores chaves de objetivos e métricas.

Você precisa iniciar estabelecendo em cada setor da agência, os objetivos e também os seus indicadores. Para lhe auxiliar na criação dos objetivos avalie o histórico que você tem para projetar cada métrica.

7 Exemplos de questões para você iniciar seus indicadores agora mesmo:

  1. Quantas horas em média são gastos com retrabalho no mês?
  2. Quantos negócios cada atendimento está trazendo por mês?
  3. Qual é o valor/hora de cada colaborador?
  4. Quantos clientes entram e saem em cada mês?
  5. Quais os meses de maior sazonalidade de despesas e receitas?
  6. Qual a receita faturada por tipo de projeto?
  7. Qual o resultado (horas x receitas) por cliente no período?

Com essas informações você poderá organizar suas métricas. Exemplo: Para o setor de Atendimento podemos criar os seguintes objetivos:

1 – Conquistar 4 novos clientes no mês

  • Fazer 40 contatos com novos prospects. 
  • Gerar 20 propostas.

2 – Manter 90% dos clientes da base

  • Realizar pelo menos uma reunião com cada cliente na semana.
  • Medir mensalmente a satisfação do cliente.
  • Realizar mensalmente ação de aproximação entre equipe x cliente.

3 – Fechar negócios com margem de lucro acima de 30%

  • Realizar estimativa de horas com a equipe e a cada projeto.
  • Considerar margem definida nas propostas.

Essas métricas lhe ajudarão a alcançar o objetivo principal que é vender mais e reter mais clientes. Outro ponto importante é você fazer uma “gestão à vista” como forma de engajar a equipe com os resultados.

“Se você não pode medir, você não pode gerenciar.”

Peter Drucker

6. Desafio da Produtividade

Produtividade nada mais é que aumentar a eficiência no trabalho. Para você conseguir aumentar a produtividade você precisa basicamente fazer mais com menos.

E como podemos criar melhores projetos com mais qualidade, utilizando menos recursos e menor tempo?

Alguns itens que aumentam a produtividade são:

  1. Fazer propostas e estimativas corretas.
  2. Processo de trabalho organizado.
  3. Melhorar a gestão do tempo.
  4. Identificar e reduzir o retrabalho .
  5. Eliminar os gargalos.
  6. Cumprir os prazos e as entregas.
  7. Garantir que o trabalho não saia com erros.

7. Desafio das Finanças

Todo gestor de agência precisa ter conhecimento das finanças da sua empresa. É importante conhecer de perto as despesas e receitas que entram na agência para poder tomar qualquer decisão. Mas bem, o que exatamente o gestor precisa saber…

Fluxo de caixa: Acompanhe todas as entradas e saídas, e como é esta variação. Existe algum dia do mês que o caixa fica negativo? Existe algum custo alto previsto para pagar? Quais as previsões de receitas? Como foi o crescimento no faturamento dos últimos 6 meses?

Contas bancárias: Acompanhar o saldo de cada conta bancária ou aplicação.

Receitas e Despesas por categoria: Como foi o aumento de custos com as despesas fixas? Com viagens? Com investimentos? Com a equipe?

Outros pontos importantes:

  • Receitas por atendimento ou área de negócio.
  • Faturamentos em atraso ou em aberto.
  • Receitas por clientes ou projetos.
  • Receitas de mídia ou produção.

8 – Desafio da Prospecção

A prospecção é sempre um assunto que merece grande atenção. Segundo pesquisas da Censo Agências, as principais dificuldades em 2019 foram:

  • 66% prospecção de novos clientes.
  • 54% produtividade da equipe ou individual.
  • 54% mensuração de resultados.

O início da relação com o cliente é super importante, é neste momento que você precisa ter atenção, principalmente nestes 5 pontos.

1)Briefing: Necessário coletar todas as informações necessárias com o cliente:

  • Histórico do cliente e da comunicação.
  • Público Alvo.
  • Objetivo.
  • Resultado esperado.
  • O que manter, o que não pode faltar, referências, etc.

2) Proposta: Você sabe o valor correto dos seus serviços? O tempo, os profissionais envolvidos e esforço de cada atividade?

3) Prazos: Defina prazos com uma certa folga, lembre-se que você terá outros jobs na pauta e imprevistos acontecem.

4) Regras: Importantíssimo já estabelecer as regras com o cliente. Apresente como será o fluxo de trabalho entre agência x cliente, a apresentação, os prazos, a aprovação dos layouts, orçamentos e a entrega final.

5) Apresentação: Separe algumas horas para fazer uma boa apresentação do trabalho ao cliente, valorize o projeto, mostre detalhes de como foi o processo. Quanto mais o cliente entender o processo, mais ele irá respeitar e também valorizar.

Tomando esses cuidados você terá uma relação profissional e mais tranquila. É importante o cliente perceber que a agência é uma empresa com processos, organização e com grandes profissionais.

9. Desafio da Publicidade

Como é feita a publicidade da sua agência?

Porque será que quase todas as agências têm dificuldades de criar a sua própria publicidade?

A grande batalha é entre: Falta de tempo X Priorizar

Pense na sua agência como um cliente novo. O que você indicaria para ele?

Realize um diagnóstico da própria empresa.

Vamos iniciar com um briefing detalhado, definindo o público alvo, montando um planejamento para um ano, criando novas campanhas ON/OFF, acompanhando métricas, avaliando o resultado, fazendo ajustes, melhorando ações, e criando novas estratégias e campanhas.

Se investir em publicidade é algo essencial para os clientes, para a sua agência também é.

Luciano Loffi

A grande vantagem aqui é que você pode usar essa experiência como um laboratório de estudos e aprimoramento (validando ações).

Uma ideia muito interessante seria você contratar uma agência para desenvolver a publicidade da sua própria agência. 

  • Contrate uma agência melhor, especializada em outbound, conteúdos, mídia programática, entre outros.
  • Tenha maior velocidade às ações de prospecção, você terá mais material para seu atendimento trabalhar.
  • Viva essa experiência, amplie seu conhecimento (você vai sentir as dores de ser um cliente).

10. Desafio do Cliente Ideal

Em geral, o público alvo de qualquer agência são empresas que investem em publicidade, principalmente empresas de varejo que fazem muitos investimentos em mídia.

Mas você já pensou em focar em algum tipo ou segmento de cliente específico?

Avalie no que sua agência se destaca, qual é o seu verdadeiro diferencial e qual tipo de negócio tem maior sinergia e traz mais resultado?

Com uma variedade muito grande de perfis de clientes você acaba dividindo sua energia em muitas frentes distintas.

É importante você definir o ICP: Ideal Customer Profile ou Perfil de Cliente Ideal

Benefícios:

  • Mantém um crescimento previsível e aprendizado constante.
  • Nas prospecções você terá um portfólio mais padronizado direcionado a este ICP.
  • Cliente mais leal pois entende o valor da agência.
  • Estratégias de comunicação mais assertivas.
  • Equipe fica mais segura pois conhece mais profundamente o cliente.

Gostou das nossas soluções? Ficou com alguma dúvida? Terei o imenso prazer em ajudar!

Abraços,

A Operand é um Sistema de gestão de projetos simplificado focados em Agências digitais e Agências de Publicidade, vale muito a pena conferir!

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