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7 dicas para melhorar a produtividade da agência e crescer

Produtividade da agência
entenda como melhorar a produtividade da sua agencia

A produtividade da agência em um mercado competitivo e, especialmente, em momentos de crise, levam os gestores a buscarem maneiras de potencializar seus recursos. É hora de revisar estratégias, pensar em novas ações, otimizar processos e fazer tudo o que for possível para fortalecer sua agência digital

Neste contexto, uma das prioridades deve ser a avaliação e o monitoramento da produtividade do time. Afinal, esse é um dos aspectos que revela o quanto os profissionais estão sendo assertivos nas entregas ou deixando de ser. 

A partir do acompanhamento da produtividade, você pode analisar outros aspectos centrais, como retrabalho, satisfação do cliente e lucratividade. Você precisa ter certeza de que os recursos da agência estão sendo maximizados para entregar valor ao cliente e garantir a saúde financeira da agência. 

De acordo com o Censo Agências 2020, no ranking das principais dificuldades de gerenciamento, fazer a gestão da produtividade da equipe e individual é a segunda maior preocupação de 44% dos respondentes. Em primeiro lugar, 61% dos entrevistados apontaram a dificuldade na prospecção de novos clientes

Dá para observar que esses desafios estão correlacionados, certo? Quando a equipe e o gestor não conseguem gerenciar com sucesso o tempo e as demandas, falta energia para buscar novos parceiros. E a prospecção não pode deixar de ser feita. É um movimento contínuo que também contribui para a sustentabilidade da empresa.

Se a agência perde uma conta, mas já está em negociação com um prospect, dá para se sentir mais tranquilo, não é mesmo? Existe um plano B em andamento!

Mas antes de pensar em como melhorar a prospecção, é fundamental o gerenciamento de processos da agência buscando aumentar a produtividade e fornecer resultados superiores aos clientes.

Neste post, mostraremos como melhorar a produtividade da agência com algumas boas práticas que podem ajudar muito na gestão interna.

Avance na leitura do artigo!

Por que pensar em produtividade?

Normalmente, quando pensamos em produtividade, imaginamos alguém fazendo mil e uma tarefas diariamente. Mas, na verdade, o conceito não é bem esse.

Um profissional produtivo é aquele que consegue focar nas atividades que são, de fato, relevantes com consistência e uma velocidade média. Não é preciso trabalhar em ritmo acelerado para manter a produtividade. 

A produtividade é a medida de eficiência operacional de uma empresa. Por isso, medir a produtividade dos profissionais é tão importante. É a contribuição de cada um que pode tornar a agência produtiva e rentável ou não. 

Em suma, é um conceito essencial para manter um ritmo constante de crescimento, focando tanto na lucratividade quanto no potencial competitivo da agência.

Como melhorar a produtividade da agência?

Até aqui vimos, que a produtividade é indispensável para agências que desejam melhorar seus processos e a qualidade das entregas. Além disso, ela facilita a jornada da empresa rumo à lucratividade e ao fortalecimento da competitividade.

Sabendo da importância de manter o time focado nos jobs, a questão é: como melhorar a produtividade da agência?

Pensando em ajudá-lo neste desafio, elencamos 7 dicas que podem fazer muito diferença no gerenciamento da produtividade. Confira!

#1 Invista na comunicação interna e na motivação do time

Essa é uma premissa básica para melhorar a produtividade da agência. Portanto, um dos primeiros passos do gestor é pensar em maneiras de tornar a comunicação mais fluida entre os profissionais, melhorando a integração do time.

Uma boa comunicação interna pode aumentar a confiança dos colaboradores, facilitando a execução das tarefas. Especialmente porque, no modus operandi da agência, os setores estão conectados de tal modo que um precisa do outro para concluir as peças, campanhas e projetos. 

Trata-se de um trabalho colaborativo que exige comunicação eficiente. Para melhorar a produtividade da agência, é importante que todos tenham em mente o mesmo propósito e mais: que saibam porque estão executando determinada tarefa. Ou seja, tenham clareza da importância daquela entrega para a dinâmica da agência.

Além disso, quando a comunicação interna se torna mais fluida, o trabalho colaborativo também funciona melhor. Os profissionais podem, inclusive, particionar uma atividade mais complexa entre dois ou mais colegas, ganhando velocidade na produção e mantendo o padrão de qualidade.

Viu, só? A comunicação interna pode contribuir ( e muito) para melhorar a produtividade da agência. 

Portanto, invista em canais e ferramentas que proporcionem um fluxo de interação mais simples e prático para os profissionais. 

#2 Identifique e elimine os vilões da produtividade 

Infelizmente, não são poucos os ruídos que podem roubar a atenção, a energia e o foco dos profissionais. 

Por isso, é importante que o gestor identifique quais distrações podem estar minando o desenvolvimento do trabalho e a produtividade do time. Veja algumas delas:

  • Acesso desmedido às redes sociais;
  • Ambientes barulhentos;
  • Longas conversas pelo telefone com nenhum ou poucos encaminhamentos;
  • Reuniões mal planejadas, sem objetivos claros.

Depois de mapear os ruídos que impedem o time de se manter mais produtivo, pense em maneiras de reduzir ou eliminar esses vilões. 

Evite ser impositivo com ações como, por exemplo, proibir o acesso às redes sociais. Até mesmo porque esse tipo de medida não faz sentido quando trabalhamos com comunicação e marketing.

Busque outro caminho: convide o time a pensar junto com você qual melhor maneira de minimizar o impacto dessas distrações.

#3  Planejamento e gerenciamento do tempo

É importante que tanto você quanto o seu time saibam mensurar o tempo dedicado para as tarefas de forma realista.

A partir daí, comece a fazer um planejamento diário das suas atividades e incentive os profissionais a fazerem o mesmo. 

Dos processos mais complexos até as tarefas operacionais e simples, é importante planejar tudo. Crie listas por ordem de prioridade: assim, você garante que dará tempo de cumprir, dentro do prazo, de maneira organizada, otimizando os seus recursos.

Com o tempo, esse exercício se tornará mais simples, porque todos saberão exatamente qual a energia necessária para cada tarefa.

#4 Automatize a gestão e os processos da agência 

Em tempos de transformação digital, a tecnologia pode ser sua aliada para que você não precise se preocupar com alguns processos e tarefas ( principalmente com aquelas repetitivas).

Hoje, o mercado já dispõe de soluções tecnológicas completas que podem orientar, inclusive, no gerenciamento da empresa, contribuindo para melhorar a produtividade da agência. 

Já pensou em programar as tarefas da equipe de criação e acompanhar o status de cada job em tempo real? Com um software de gestão para agências você pode. 

Do controle do atendimento comercial e de prospects até os relatórios financeiros e de outros indicadores: um sistema completo para empresas criativas permite que você gerencie esses processos e muitos outros.

Investir em uma ferramenta como essa significa ter a gestão da agência na palma da mão, acessível a qualquer hora e de qualquer lugar. Uma solução perfeita para melhorar a produtividade do seu time.

Afinal, quanto mais processos você automatizar, mais tempo terá para se dedicar às tarefas complexas e estratégicas. São elas que exigem mais energia e trazem resultados efetivos para o seu negócio.

#5 Construa um ambiente de trabalho agradável

Uma comunicação interna eficiente o sucesso na implantação de um sistema de gestão dependem também da construção de um ambiente de trabalho agradável. 

O clima organizacional precisa se manter em harmonia para proporcionar o crescimento de toda a equipe. 

Portanto, vale mapear e investir em alguns pilares que podem tornar a sua agência um lugar melhor para se trabalhar e produzir. Confira algumas iniciativas:

  • Construção de planos de carreira;
  • Valorização da diversidade e respeito às diferenças;
  • Oportunidades de treinamento e desenvolvimento profissional;
  • Remuneração atrativa;
  • Flexibilidade nos horários de trabalho;
  • Reconhecimento e valorização pela qualidade das entregas

#6 Crie um sistema de recompensas

Não podemos negar: somos motivados, sim, por recompensas. Por isso, investir nelas é uma das maneiras de incentivar a melhoria de performance dos funcionários.

Busque criar metas – individuais ou coletivas – e ofereça bônus para aqueles que conseguirem alcançá-las. 

Sabendo executar essa estratégia, tomando os cuidados para manter um processo de avaliação transparente, muito além de melhorar a produtividade da agência, o gestor irá manter uma boa relação com o time. Isso porque os colaboradores passam a vê-lo como um grande incentivador do crescimento de todos.

#7 Mantenha o foco na melhoria contínua dos processos

Depois de empreender esse movimento para tornar a agência mais produtiva é importante que você avalie regularmente a eficiência operacional da agência e a qualidade das entregas.

Desse modo, conseguirá identificar possíveis falhas ou lacunas nos processos e agir, de imediato, para ajustá-los.

Frequentemente, converse com sua equipe, entenda como eles estão se sentindo em relação à dinâmica e aos processos da agência e mapeie os pontos que precisam ser melhorados.

Ao manter o foco na melhoria contínua dos processos, você irá manter a agência sempre produtiva. 

Ufa, é isso. Gostou das nossas dicas?

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