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Mudança de escopo de trabalho da agência: saiba como agir!

Mudança de escopo de trabalho da agência: saiba como agir!

É fato que atuar em agências é vivenciar mudanças de escopo de trabalho constantes.

As mudanças estão acontecendo cada vez mais rápidas. E saber adaptar-se à elas é fundamental para se manter no mercado e à frente da concorrência, o que nem sempre é tarefa fácil.

Portanto, criamos esse conteúdo com o intuito de ajudar a sua agência a lidar com mudanças de escopo de trabalho, sem prejudicar a produtividade. Continue a leitura e confira!

Qual a importância de analisar o escopo de trabalho da agência?

Por exemplo, imagine que a sua agência é uma casa. Uma casa precisa de uma boa estrutura para garantir equilíbrio e segurança.

Da mesma maneira, sua agência também precisa de uma boa estrutura para funcionar perfeitamente. Porque é isso que desejamos para o mercado brasileiro de agências.

O escopo de trabalho é parte fundamental desse funcionamento. Analisar o fluxo geral de demandas, de cada colaborador, como as tarefas entram, desenvolvem-se e finalizam.

Além disso, o escopo não se resume a processos, softwares, ferramentas, metas, relatórios, etc. A gestão de tempo e pessoas são essenciais para que a estrutura da sua agência cresça com solidez. 

Voltando ao exemplo da casa, não adianta ter os melhores materiais e construir sem conhecimento. Sem planejamento, com pressa, pulando etapas…

Da mesma maneira, não adianta você contar com profissionais incríveis, e não saber extrair o melhor deles. Não saber construir relacionamentos sólidos, com base em comunicação, motivação, organização, processos, produtividade e o desejo de crescimento mútuo.

Por isso, analisar o escopo de trabalho com frequência é essencial. Não só para dar mais assertividade aos próximos passos da agência. Mas como também para caminhar lado a lado com possíveis demandas do mercado.

O escopo de trabalho pode ser mudado?

Não pode. Deve. 

Assim como as mudanças no ramo de agência são constantes, o nicho de mercado dos seus clientes também é. A cada dia a vida muda, isso é inevitável.

A questão é saber se adaptar às mudanças.

Sabemos que mudar não é fácil. Sair de uma zona de conforto também não é.

O intuito desse conteúdo é facilitar essa jornada, olhar para as dificuldades como oportunidades.

Saber cultivar o lado bom das mudanças, motivando as ações desejadas e comemorando cada pequena vitória. 

Além de saber equilibrar o velho e o novo, sem prejudicar a produtividade.

Dicas para construir um escopo de trabalho eficaz

  1. Estruturação do onboarding 

Vale lembrar que Onboarding é um termo em inglês que significa “integrar, embarcar”. É uma prática que tem o objetivo de instruir seus novos colaboradores, para entrarem no escopo de trabalho atual.

O onboarding também é utilizado com os clientes. No intuito de deixar claro os procedimentos da sua agência, os primeiros passos após a contratação, assim como o alinhamento de expectativas, escopo de trabalho e prazos.

A estruturação do onboarding também serve para construir e instruir um novo escopo de trabalho. Seja para novos colaboradores ou sua equipe atual. É uma prática simples que visa organizar seus procedimentos, como se fosse um manual.

  1. Fluxos de trabalho e ferramentas 

Desenhar fluxos de trabalho também faz parte da organização de um escopo de trabalho eficaz. Além de definir como os jobs entram, se desenvolvem, finalizam, é fundamental para uma boa estruturação. Além disso, definir seus responsáveis, o tempo médio de cada tarefa, a mensuração de resultados e seus períodos é fundamental.

Assim como outras funções que você queira implementar no seu escopo de trabalho. Como: cultura de feedbacks, reuniões, momentos de aprendizagem… Tudo requer organização, principalmente de tempo.

Vale lembrar que cada serviço requer um fluxo de trabalho diferente. Assim como cada cliente tem suas especificidades, não tente copiar e colar o mesmo fluxo para tarefas diferentes.

Para auxiliar nessa organização, conte com ferramentas como o Trello, Runrun.it e Iclips, por exemplo.

  1. Engajamento do time

De nada adianta ter onboardings e fluxos de trabalho bem desenhados. Além de contar com as melhores ferramentas, se o seu time não estiver engajado. Lembre-se que nenhum processo sobrevive sem pessoas.

É preciso conhecer seu time, alinhar expectativas, criar planos de bonificações e planos de carreira a curto, médio e longo prazo. Criar a cultura de feedbacks, comemorar cada pequena vitória. Ouvir deles quais são suas dificuldades e transformá-las em oportunidades de crescimento.

Após 10 anos de experiência, temos certeza que tudo isso irá contribuir em suas mudanças de escopo de trabalho.

Confira esse bônus: Como manter o time engajado mesmo a distância?

Como efetuar a troca de escopo de trabalho e os cuidados essenciais?

Primeiramente, não deixe que as mudanças, atrapalhem o flow da agência. Após definir e colocar em prática seus onboardings e fluxos de trabalho atuais, ou melhor dizendo, reorganizando a sua “casa”. Agora você já sabe como criar novos fluxos.

Identifique o que você deseja modificar com clareza. Criar objetivos, metas,  responsáveis e prazos para a conclusão, levando em conta o escopo atual.

Vale ressaltar que um novo escopo de trabalho deve ser implementado aos poucos, equilibrando as atividades da agência entre o antigo e o novo.

As mudanças também não devem partir apenas do líder. O feedback dos seus colaboradores é fundamental nesse processo e na implantação dele. Eles precisam cultivar o senso de pertencimento. Até porque, grande maioria das mudanças os afetam diretamente. E são eles que farão a mudança acontecer. 

O seu time poder contribuir e muito com o avanço das mudanças, porque só quem está na linha de frente, sabe quais são os maiores desafios, quanto tempo médio levam para cada tarefa. Alem disso, também podem colaborar com sugestões de melhorias.

Essas são as melhores formas de efetuar a troca de escopo de trabalho. Não esqueça de comemorar cada pequena vitória com a sua equipe. Isso motiva cada próximo passo da mudança.

E então?

Esperamos que você tenha entendido a importância de analisar o escopo de trabalho da sua agência, além de mantê-lo desenhado e organizado.

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