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Gestão ágil e do tempo aplicada em agências

gestão ágil e do tempo em agências

Meu nome é Rafael Gontijo, sou Head da Rede de Negócios do Runrun.it – Software Completo de Gestão de tarefas, projetos e fluxos de trabalho para agências digitais. 

Tive o prazer de ser entrevistado por Igor Moraes da Agência PRO+, para estar compartilhando meus conhecimentos na Semana de Marketing e Vendas 2020, com foco em agências e consultorias. Realizado por Clint Hub, Abradi e Agência PRO+.

Então, hoje estou aqui para falar de um assunto tão importante: Gestão ágil e do tempo para aumento da lucratividade e performance da sua operação.

O intuito desse conteúdo é ajudar os gestores, principalmente de pequenas e médias agências. Pretendo ser bem objetivo, para que fique claro as linhas de raciocínio, e espero gerar insights preciosos para o seu negócio crescer!

Gestão ágil e do tempo: como aumentar sua lucratividade e melhorar a performance da operação

Normalmente, para realizar a gestão ágil e gestão do tempo você utiliza um software de gestão voltado principalmente para empresas de serviços. São justamente as empresas que o Runrun.it atende. Dentro da nossa base de clientes,  levantamos os 4 principais desafios atuais das agências digitais:

  1. Precificação de serviços digitais para melhorar a lucratividade;
  2. Criação de valor na entrega final para fidelização de clientes, ou seja, como provar esforço e evitar o Churn Rate;
  3. Profissionalização dos processos operacionais: retrabalhos, aprovações e metodologias de desenvolvimento do job;
  4. Gestão de pessoas.

Uma boa notícia: É possível solucionar todos estes desafios gerenciando o tempo com metodologias ágeis.

1 Gestão ágil: Precificação de serviços para melhorar a lucratividade

Porque que a gestão do tempo é tão importante nessa história? Bom… Irei dar um exemplo prático: se você fizer um bolo para vender no final do dia, você levará em conta todos os ingredientes, custos fixos e variáveis, gás, energia elétrica, etc. Saberá o mínimo que aquele bolo custou, e assim irá adicionar seu preço de venda.

A ideia final é: se eu tenho um bolo para vender, eu preciso saber no mínimo quanto ele me custou de operação para fazê-lo, para depois poder estipular o valor. Serviços não são diferentes.

Eu ainda percebo muitas agências precificando no achismo, fazendo orçamentos muito abertos, sem noção de quanto custa operacionalizar tudo, cobrando por tabela, cobrando baseado na concorrência, e nem sempre isso vai gerar de fato uma noção sua, dos seus próprios custos e da sua própria lucratividade.

Da mesma forma que eu gerencio os meus custos com produtos, eu tenho que gerenciar os meus custos com serviços. Para isso você precisa ter em mente:

  • Entender os custos da sua operação;
  • Saber que serviços são executados por pessoas;
  • Que pessoas são contratadas por hora;
  • Logo, gerir custos é gerir as horas das pessoas, como elas investem, em quais tipos de jobs e para quais clientes;
  • Colocar no mínimo 30% de lucro em cima dos seus custos.

Passos que irão ajudar você na precificação de serviços para melhorar a lucratividade:

  1. Definir um orçamento para cada tipo de job, exemplos: sites, banners, gestão de redes sociais, enfim, todos os jobs que você oferece separadamente;
  2. Mensurar o tempo investido por cada colaborador e em cada atividade. Nessa etapa a tecnologia é sua aliada, ferramentas e softwares como o Runrun it são fundamentais para essa mensuração;
  3. Monitorar as questões do item acima e controlar se está maior ou menor do que o orçado;
  4. Calcular a hora/homem do recurso no que foi trabalhado;
  5. Adicionar os custos extras da campanha.

Dica Bônus: Crie metas e incentivos para equipes comerciais e de atendimento para trazerem mais projetos lucrativos. 

Vamos ao segundo desafio?

2 Uma gestão ágil necessita de uma criação de valor na entrega final para fidelização de clientes

Como provar esforço e evitar cancelamentos? Passos que irão te ajudar nessa jornada:

  1. Torne-se um parceiro estratégico do seu cliente. Seja proativo e preocupe-se com o negócio dele;
  2. Invista no relacionamento saudável e na experiência, tanto dentro da sua agência com todos seus colaboradores, tanto com seus clientes;
  3. Confiança e proatividade;
  4. Informação sempre, tangibilize o que está sendo feito por meio de relatórios;
  5. Alinhe expectativas e compartilhe os erros também, na busca constante por melhorias.

Parece simples, mas dê atenção a cada passo. Reveja seus processos. 

Vamos ao terceiro desafio?

3 Profissionalização dos processos operacionais para uma gestão ágil

O intuito aqui é evitar retrabalhos, agilizar aprovações e melhorar as metodologias de desenvolvimento do job.

Ainda percebo um grande erro nas pequenas e médias agências, o de gerir jobs por WhatsApp, e-mail e Excel, isso são processos arcaicos, o mundo já girou, e os processos já inovaram, não fique para trás. 

“Não se gerencia nada, se não se mede os resultados operacionais.”

É preciso saber onde a demanda chega, por onde ela passa e onde ela termina. O Runrun it trabalha com a metodologia Kanban, onde você consegue visualizar todas as etapas do seu processo.

Kanban

Além de utilizar alguma metodologia como o Kanban para deixar seus processos mais profissionais e conseguir gerenciar e medir os resultados operacionais… Você já se perguntou quanto sua empresa gasta em reuniões por mês?

Disponibilizamos uma ferramenta que gera a tendência desses gastos. Lembre-se que as pessoas têm um custo por hora, antes de cada reunião, pergunte-se:

  • Realmente todas essas pessoas precisam participar? 
  • A reunião tem uma pauta a ser seguida? 
  • Os assuntos não podem ser resolvidos por e-mail ou visualizados em uma ferramenta de gestão?
  • Assuntos como os status de cada projeto não podem ser visualizados em uma ferramenta de gestão também?
  • Qual a real necessidade dessa reunião?
  • Quanto tempo ela levará?
  • As pessoas se planejaram para isso?

Gerir reunião também faz parte de processos operacionais!

Seguem outras dicas para tornar sua gestão ágil, evitar retrabalhos, agilizar aprovações e diminuir atrasos:

  1. Capriche no briefing, crie formulários padrões para agilizar esse processo;
  2. Alinhe prazos baseados nos cálculos de previsão de entrega (capacidade para a execução X orçamento do esforço para cada tipo de job). Mais uma vez, tenha a tecnologia como sua aliada, o Runrun it por exemplo faz esse cálculo;
  3. Mensure retrabalhos e por onde eles foram gerados, formalize os retrabalhos sempre, nunca por Whatsapp, onde as conversas se perdem, e nunca por e-mail, onde não há como mensurar e acompanhar a demanda através de um dashboard. Esse é um indicador que deve ser analisado constantemente, é necessário saber quantas horas foram gastas com retrabalhos, pois você pode levar essas informações para o contrato, por exemplo: gastamos X horas por mês com alterações, após isso, será cobrado um valor X. Com os relatórios, o cliente fica ciente do processo e dos valores, para você não perder com isso. 
  4. Mensure o tempo de aprovação interno e externo, defina SLAs com ambas as partes. SLA é a sigla de Service Level Agreement, ou seja, Acordo de Nível de Serviço.
  5. Seu atendimento precisa acompanhar todo o processo, e saber dizer não. Também precisa estar ciente de quanto tempo um job demora para ser feito, e como anda as demandas da equipe. Não prometendo aquilo que não pode cumprir, alinhando expectativas com o cliente.

Vamos ao quarto e último desafio, não menos importante?

4 Gestão de Pessoas para uma gestão ágil

Segue algumas dicas para melhorar a gestão de pessoas na sua agência:

  1. Conheça sua equipe e o que os motiva. Utilize a Matriz dos Direcionadores, ou seja, são pontos que seus colaboradores irão enumerar de 1 a 7 como mais importantes, pontos como: carreira, salário, valores, etc;
  2. Monte um plano de desenvolvimento, por mais que sua equipe seja pequena, é importante as pessoas terem em mente até onde elas podem chegar e como chegar até lá;
  3. Feedbacks, transparência e conversas sempre. Não só no dia a dia, mas reserve um momento para conversas individuais, analisando 3 pontos positivos e 3 pontos a serem melhorados, para as pessoas terem ciência disso e para que elas possam trabalhar em uma melhora constante;
  4. Trabalhe o tempo de sua equipe como não elástico, aliás ele não é mesmo, ou seja, respeite a vida da pessoa fora da agência, respeite o tempo que ela leva para cada job. As pessoas podem até dizer que dão conta, e irem esticando esse elástico do tempo, na hora que ele soltar, vai doer, vai machucar alguém, vai deixar alguém insatisfeito, seja o colaborador por ter ficado até mais tarde e adiado seus compromissos pessoais, seja o cliente de ter recebido o job atrasado de qualquer maneira mesmo. Então, não trate o tempo da sua equipe como um elástico, isso causa muita insatisfação de todos os lados e uma desmotivação muito grande.
  5. Cuide do clima organizacional como você cuida das suas relações pessoais mais importantes. Converse, entenda que as pessoas passam por problemas pessoais. Importante saber o que elas passam e como ajudá-las, boa parte da performance depende disso.

“Uma equipe feliz é uma equipe produtiva!”

Por fim, seja um bom gestor, entenda que é importante gerenciar o tempo, os processos, os custos e as pessoas. Pare de procrastinar e deixar para depois, isso é básico para quem quer crescer. 

Não é medir o que você está fazendo, mas o que você está deixando de entregar. Avalie o custo da oportunidade perdida.

Era isso. Tentei ser bem objetivo. Espero que esse conteúdo gere insights e que você coloque em prática ou reveja seus processos, no intuito de ter uma gestão ágil e assim escalar o crescimento da sua agência!

Dúvidas? Deixe seu comentário!

Abraço,

Rafael Gontijo

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