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OKR para agências de marketing digital: saiba como implementar

okr para agências

Olá! Meu nome é Carla Souza, do Instituto OKR – Cursos e palestras que auxiliam o empreendedorismo de forma mais eficiente. Sou Certificada em Logística Empresarial pela Faculdade Maringá, Executive Coaching pela Net Profit Brasil com Certificado Internacional, atuante na área de vendas desde 1987, com Franquia de Marketing Digital para agências há 10 anos. Fui entrevistada pelo Igor Moraes na Semana de Marketing e Vendas, para falar de OKR para agências digitais: Como implementar de forma consistente e perene. Vem comigo?

O que é OKR para agências digitais – Definição e conceito

O conceito original veio da Intel, desenvolvido por Andy Grove e difundido por John Doerr que implementou a metodologia OKR no Google em 1999. Várias outras empresas como: Twitter, Airbnb, LinkedIn e Spotify, implementaram essa metodologia também.

Mas, o OKR não é só usado no universo digital, foi difundido, provando grandes transformações, e quebras de paradigmas das doutrinas tradicionais de gestão.

OKR vem da sigla: Objectives and Key Results, em português: Objetivos e Resultados Chaves.

O OKR surgiu há muitos anos, no início do século XX, por Henry Ford que criou a Teoria Gerencial – se resume em saber exatamente o que você quer que as pessoas façam e depois ver se elas o fizeram da melhor maneira e da mais barata). 

Meio século depois, Peter Drucker, em 1954, escreveu o livro A Prática da Administração de Empresas (Administração por Objetivos e Autocontrole – APO).

Após isso, Andy Grove criou o APOI, um protocolo colaborativo de definição de metas da empresa, equipes e individual. Uma metodologia de gestão que ajuda a garantir que a empresa concentre esforços nas mesmas questões importantes em toda a organização.

Objetivo: é o que deve ser alcançado (direção).

Resultados Chaves: São como chegamos ao objetivo (mensurável).

Estrutura e componentes do OKR para agências digitais

A fórmula do OKR é simples:

Eu vou (que é o objetivo – direção – onde você quer chegar) medida por KR (como chegar).

Exemplo de estrutura de OKR para agências digitais:

Exemplo de estrutura de OKR para agências digitais:

Tenha em mente que muito antes do desejo por resultados e de traçar metas, é preciso ter claro quais são seus objetivos, e o OKR vem com o intuito de organizar essa jornada.

Objetivos:

São nossos desejos – Onde queremos chegar – Nosso foco principal de marca. Devem ser curtos, inspiradores, envolventes, motivadores e desafiadores.

Perguntas que você pode fazer para formular os objetivos de uma OKR para agências digitais:

1 – Como podemos nos descrever no final do período que estamos planejando?

2 – Que atributos ou características gostaríamos de ter nesse futuro?

3 – Quais são as nossas prioridades para o próximo período?

4 – Em que devemos concentrar nossos esforços?

Objetivos não tem números, porque objetivos diferem de metas.

Dicas para bons objetivos:

  • Devem ser simples, curtos e fáceis de memorizar.
  • Não precisam se chatos. Eles podem se encaixar na cultura organizacional e ser informais e divertidos.

Como definir bons objetivos:

1 – Faça um “toró” de ideias, o famoso brainstorm. Pense no estado desejado, no futuro para um período de 3, 6 ou 12 meses. Anote tudo!

2 – Estabeleça a quantidade e objetivos.

3 – Vote nos melhores e os que de fato farão a diferença no sucesso.

Resultados Chaves: 

Servem para medir o quanto o objetivo está sendo atingido ou não. Devem ser bastante determinantes, específicos e transparentes, definindo quantitativamente o atingimento de uma meta neste período. Relacionado com as técnicas de SMART:

S – Specific (Específico).

M – Measurable (Mensurável).

A – Attainable (Atingível).

R – Relevant (Relevante).

T – Time based (Temporal).

“Se não tem um número, não é uma Chave de Resultado”

Dicas para bons Resultados Chaves: 

Separe as métricas das tarefas e defina poucos deles, de 2 a 5 por objetivos.

Como definir bons Resultados Chaves: 

Selecione o primeiro objetivo a ser trabalhado; Defina quantos resultados serão avaliados para cada objetivo; Devem ser quantitativos e ter o horizonte de tempo do fim do ciclo de acompanhamento.

Depois de definir os Resultados Chaves, aí sim você passa para o Plano de Ação. É ele que dará a tangibilidade do OKR para agências digitais no dia a dia. É ele que define o passo a passo das atividades que devem ser executadas para que os resultados chaves e os objetivos sejam alcançados.

Separe os resultados chaves do plano de ação a fim de identificar com clareza o quanto se deseja alcançar ao invés de como.

Lembre-se sempre que menos é mais. Seus objetivos e seu plano de ação devem ser claros e simples. A Planilha 5W2H pode auxiliar você nesse processo:

Como definir bons Resultados Chaves

Exemplos de objetivos de OKR para agências digitais:

Objetivo 1: tornar-se autoridade no mercado.

  • KR 1: subir de posição no Google para uma palavra-chave específica;
  • KR 2: alcançar 10 mil inscritos com uma newsletter eficiente;
  • KR 3: formar 5 parcerias de co-marketing bem-sucedidas;
  • KR 4: aumentar em 50% o número de clientes que conheceram a empresa por meio de canais digitais.

Objetivo 2: oferecer um suporte espetacular ao cliente.

  • KR 1: diminuir em 40% o número de pedidos de suporte usando autoatendimento;
  • KR 2: manter a média do Net Promoter Score (NPS) acima de 50;
  • KR 3: reduzir pela metade o tempo de resposta dos tickets em qualquer canal;
  • KR 4: manter a taxa de resolução, no mínimo, em 95%.

Objetivo 3: escalar consideravelmente as vendas.

  • KR 1: dobrar o número de leads gerados por mês;
  • KR 2: diminuir o ciclo de vendas em 20%;
  • KR 3: enviar 80% dos leads mais qualificados para o fundo do funil;
  • KR 4: aumentar as receitas em 25% com upsell e subprodutos.

Objetivo 4: deixar nossos clientes apaixonados.

  • KR 1: alcançar NPS de 75 ou superior (Zona de Excelência);
  • KR 2: reduzir o churn rate para menos de 3%;
  • KR 3: lançar 2 atualizações de software por mês (se você trabalha com esse tipo de produto).

Objetivo 5: ser uma empresa exponencial.

  • KR 1: alcançar R$ 10 mil de faturamento;
  • KR 2: atingir 10x de escalabilidade em clientes;
  • KR 3: ter 70% de share de mercado.

Superpoderes do OKR para agências digitais

1 – Foco e comprometimento com as prioridades

A organização de alto desempenho se concentra no trabalho que importa e são igualmente esclarecidos sobre o que não importa. Obrigam você a fazer escolhas difíceis. Ao dissipar a confusão, os OKRs para agências digitais proporcionam o foco necessário!

2 – Alinhamento e conexão com o trabalho em equipe

Os objetivos se tornam compartilhados e claros. Vincula todos os objetivos de todos os departamentos e eles se alinham com o objetivo principal da organização. Conecta cada membro e colaborador com o objetivo único. 

3 – Rastreamento de responsabilidades

Os OKRs são conduzidos por dados, são ativados por check-ins periódicos. A responsabilidade desse acompanhamento e dessa checagem traz a visão de que se um dos resultados chaves estão em perigo dispara-se ações para recuperá-lo.

4 – Buscar o surpreendente

Os OKRs nos motivam a fazer mais do que pensávamos ser possível. Ao testar nossos limites e garantir a liberdade de fracassar eles libertam nossas capacidades mais criativas e ambiciosas. 

Indicadores de desenvolvimento do OKR para agências digitais

São indicadores que você elege como fundamentais para avaliar qualquer processo de sua gestão. Também são os indicadores que você, como gestor, vai definir para acompanhar a evolução das operações. 

Assim, você evita se perder em meio a uma quantidade absurda de relatórios e dados que não levam a lugar algum. É por meio desses indicadores que você manterá o foco para ir atrás das metas.

Eles podem ser, dependendo do seu OKR para agências digitais:

Indicadores de produtividade:

Relacionam-se à produtividade de cada colaborador, por hora trabalhada e por hora/máquina, ou seja, correspondem ao uso dos recursos da empresa a partir da avaliação das entregas.

Indicadores de qualidade:

Estes ajudam a compreender qualquer desvio ou não-conformidade ocorrida durante um processo produtivo. Devem estar sempre juntos aos KPIs de produtividade.

Indicadores de capacidade:

Key Performance Indicators que mensuram a capacidade de resposta de um processo.

Indicadores estratégicos:

São os KPIs que servem de bússola. Com eles, os gestores descobrem onde está a empresa em relação aos objetivos que foram estabelecidos anteriormente. Indicam o caminho e fornecem um comparativo de como está o cenário atual da empresa em detrimento ao que deveria ser. 

Indicadores BASE (Que são comparados mês a mês e mesmo período no ano anterior)

  • Faturamento
  • Custo
  • CAC (Custo de Aquisição de Cliente)
  • Lucro líquido
  • Número de clientes ativos
  • Valor de recorrência (em uma linha do tempo)

Muitas agências ainda não trabalham com esses indicadores BASE. Isso é bastante preocupante. Pois, não adianta ter metas, sem acompanhar os indicadores.

Case de OKR para agências digitais

Agora, vou mostrar um Case de uma agência, onde trabalhamos os OKRs:

Os 3 desafios eram: 

Falta de processos e playbook de vendas, falta de padronização e insatisfação dos clientes. 

Dentro da falta de processo de vendas, existiam 4 sub-desafios: não haviam aportes constantes, nem a visibilidade dos números, o lucro era baixo e não existia a clareza das metas.

Dentro da falta de padronização, existiam 3 sub-desafios: baixa qualidade das entregas, falta de tempo e baixa de vendas.

Dentro da insatisfação dos clientes, existiam também 3 sub-desafios: falta de alinhamento de expectativas, problemas para visualizar os resultados e falta de indicações.

Descobrimos todos os desafios e traçamos todas as soluções por meio de brainstorm.

Os primeiros passos que definimos juntos foram:

Primeiro ponto – Onde queremos chegar nos próximos meses. (Direção).

Segundo ponto – Quais os passos mais importantes para chegarmos lá. (Foco).

Definimos que:

O Comercial – Precisava aumentar o ticket médio e o faturamento, e estruturar a prospecção.

O Financeiro – Precisava entender os custos, para aumentar a lucratividade. 

O Operacional – Precisava diminuir o tempo de entrega e aumentar a satisfação dos clientes.

OKRs a serem trabalhados:

  • Aumentar a receita líquida em mais de 50%;
  • Aumentar a margem de lucro em mais de 60%;
  • Aumentar a satisfação dos clientes em 80% de resultado NPS;
  • Aumentar a performance, padronizando a produção e estruturando a prospecção.

Definindo os desafios e trabalhando as OKRs, conseguimos em 7 meses:

  • Eliminar alguns gargalos, como: validação de contrato, automação de formulário, proposta padrão e boleto automático;
  • Conquistar 12 novos clientes;
  • Aumentar em 39% o aumento na margem líquida;
  • Aumentar em 205% o aumento de faturamento.

Foi uma união de foco extraordinário, visão, transparência na análise SWOT, buscar conhecimento, planejar, e lógico, colocar a mão na massa!

Ferramentas de OKR para agências digitais

Irei sugerir 10 ferramentas para potencializar e acompanhar seus OKRs, são elas:

  • Perdoo
  • 15Five
  • Weekdone
  • Jira
  • Wrike
  • 7Geese
  • Betterworks
  • Trello
  • Google Sheets

Bom, era isso que eu queria para passar para vocês! OKRs são apaixonantes, eles mudam de fato nosso modo de agir e estruturar a gestão, e isso acaba refletindo nos seus resultados e nos resultados do seu cliente!

Qualquer dúvida, pode entrar em contato comigo por e-mail:

[email protected] 

Muito obrigada, Clint Hub, pelo convite!

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