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Como o Procedimento Operacional Padrão (POP) impacta no crescimento da agência?

Como o Procedimento Operacional Padrão (POP) impacta no crescimento da agência?

Neste conteúdo falaremos sobre o que é um POP (Procedimento Operacional Padrão), os elementos que devem constar na sua elaboração, os cuidados ao elaborá-lo, e quem deve fazê-lo na sua agência.

Além disso, apresentaremos exemplos de atividades que devem ser padronizadas, com o intuito de melhorar a produtividade e qualidade de qualquer tarefa, sem burocratizar e deixando o POP personalizável.

Também veremos qual é a importância de padronizar processos, suas vantagens, como a tecnologia pode ajudar, e como o Procedimento Operacional Padrão impacta no crescimento da agência. Continue a leitura e confira!

O que é o Procedimento Operacional Padrão (POP)?

O POP (Procedimento Operacional Padrão) é um documento detalhado sobre determinada tarefa, no intuito de padronizar e servir como instrução. Além de visar a segurança, produtividade, qualidade e diminuição de erros de qualquer procedimento.

Esse documento que poderá ter diversas linguagens e formatos, dependendo do perfil da sua agência, pode e deve ser revisado e otimizado constantemente, inclusive contando com a ajuda dos seus colaboradores, pois são eles que sabem detalhar cada tarefa e o que precisa ser feito para otimizá-las.

Quais são os elementos que devem constar em um Procedimento Operacional Padrão?

Os elementos que não podem faltar na elaboração de um Procedimento Operacional Padrão são:

  • Nome do procedimento especificando a tarefa;
  • Objetivo;
  • Responsáveis por elaborá-lo;
  • Responsáveis por colocá-lo em prática no dia a dia, especificando cargos e funções;
  • Local de aplicação;
  • Materiais que serão utilizados, incluindo as referências;
  • Siglas e termos técnicos devidamente descritos para deixar a leitura clara;
  • Passo a passo do procedimento escolhido, incluindo o tempo médio de cada passo mais complexo;
  • Fluxograma, gráficos, desenhos e o que for necessário para deixar o POP com fácil compreensão;
  • Cronograma de revisões e otimizações, no mínimo anualmente;
  • Documento editável e de fácil acesso para todos;

Quais atividades devem ser padronizadas?

Um Procedimento Operacional Padrão visa padronizar quaisquer tarefas, não apenas o fluxo de jobs, como briefings, gestão de redes sociais, produção de conteúdo, campanhas publicitárias, projetos especiais e todos os trabalhos que a sua agência produz.

Ele também pode ser utilizado para padronizar outros processos como: onboarding de colaboradores e clientes, recrutamento e seleção de novos funcionários, folha de pagamento, abertura de contas, comissões…

E ainda, para padronizar os processos de prospecção de clientes, fazendo parte da elaboração de um playbook de vendas, padronizando orçamentos, propostas e follow-ups.

O objetivo de um Procedimento Operacional Padrão é padronizar qualquer atividade que requer tempo, produtividade, qualidade e segurança, no intuito de minimizar erros, e otimizar todos esses quesitos.

Quem deve fazer o Procedimento Operacional Padrão da agência?

Você pode contar com a ajuda de cada setor e cada colaborador, porque são eles que sabem descrever o passo a passo das tarefas que executam e também podem sugerir melhorias para os processos.

Você pode buscar referências de POPs e anexar materiais de apoio, também pode definir o nome de cada Procedimento Operacional Padrão, listando todas as possíveis tarefas que a sua agência realiza.

Além de organizar um lugar de fácil acesso para armazenamento, onde todos possam acessar e editar, como o Google Drive por exemplo. Você também pode criar um cronograma para a criação de cada POP e contar com a ajuda de líderes de equipe para acompanhar o desenvolvimento e aplicação.

Qual é a importância do POP e como ele impacta no crescimento da agência?

Como já comentamos anteriormente, o intuito de um Procedimento Operacional Padrão é organizar e padronizar qualquer atividade e servir como instrução para novos colaboradores ou substitutos, para aqueles dias que alguém falta, mas outra pessoa precisa executar a tarefa.

Um POP também visa aumentar a performance de qualquer procedimento, proporcionando mais produtividade, qualidade e segurança na hora da execução. O intuito não é burocratizar e deixar seus processos “quadrados”, até porque revisões e otimizações devem ser feitas constantemente.

Além de qualquer Procedimento Operacional Padrão ser elaborado com a ajuda do seu time, sendo armazenado com fácil acesso a todos, cultivando assim o senso de pertencimento, ele mostra a importância que todos tem para o crescimento da agência.

Podemos resumir as vantagens de aplicá-lo em: mais organização, produtividade, qualidade e segurança. Servindo também para orientar, instruir, identificar e diminuir erros, garantindo a preservação do espaço de trabalho e armazenamento de documentos.

Quais cuidados tomar ao elaborar o Procedimento Operacional Padrão?

Primeiramente, não copie nenhum Procedimento Operacional Padrão de outra empresa ou agência. Você pode pegar modelos como referência e inspiração, mas tenha em mente que cada negócio é único e tem suas particularidades, sua cultura e a personalidade diversa de cada colaborador.

Segundo, conte com a ajuda da sua equipe para elaborar os POPs, deixando a leitura simples, utilizando fluxogramas, gráficos, desenhos, e o que julgarem necessário, o senso de pertencimento da sua equipe é importante para colocar as mudanças em prática.

Também não deixe que as mudanças e a elaboração de qualquer Procedimento Operacional Padrão atrapalhe a produtividade do seu fluxo atual, tente encaixar um momento específico do dia para isso, e as poucos os POPs irão surgindo, sendo implementados e otimizados ao longo do tempo.

Não esqueça de manter os procedimentos organizados e com fácil acesso para todos, além de pautar as datas de revisões e otimizações. A dica é separar os POPs por setor, cargos e tarefas específicas.

Como a tecnologia pode ajudar?

Além de contar com a ajuda do Google Drive para elaborar e armazenar qualquer Procedimento Operacional Padrão, deixando editável, com fácil acesso e salvo na nuvem…

Você também pode contar com a tecnologia de softwares de gestão, como o Runrun.it, para identificar o tempo médio de cada tarefa, formulando um POP de qualquer job com muito mais precisão nas instruções.

Vale lembrar que qualquer tecnologia que a sua agência utiliza no fluxo de trabalho fará parte das instruções de determinados POPs, como o passo a passo de ferramentas de automação, gestão de redes sociais, controle financeiro, etc.

E então?

Nesse conteúdo vimos o que de fato é um Procedimento Operacional Padrão, seus objetivos, suas vantagens, e seus elementos principais.

Também vimos como elaborá-los, gradualmente sem prejudicar seu fluxo atual, e como a tecnologia pode ajudar.

Esperamos que você tenha compreendido a importância de padronizar todas as atividades, no intuito de engajar a sua equipe e aumentar a organização, produtividade, qualidade e segurança dos processos da sua agência

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